Przy zakładaniu spółki wiele osób skupia się na formalnościach, takich jak sporządzenie umowy spółki czy rejestracja spółki, a decyzje personalne odkłada na później. To błąd, bo już na etapie rozpoczęcia działalności wybór konkretnych osób wpływa na sposób działania firmy. Z naszego doświadczenia wynika, że właśnie tutaj pojawia się wiele niejasności i pochopnych decyzji. Na co więc zwrócić uwagę, zanim zapadną pierwsze ustalenia?
Jakie warunki musi spełniać kandydat do zarządu spółki z o.o.?
Podstawowy wymóg spełnia większość ludzi w kraju. Kandydat ma być osobą fizyczną i mieć pełną zdolność do czynności prawnych. Warunki te muszą być spełnione zarówno w chwili powołania, jak i w trakcie pełnienia funkcji. Ich naruszenie może uniemożliwiać dalsze wykonywanie obowiązków w zarządzie. Ustawodawca nie wprowadza wymagań dotyczących wykształcenia, doświadczenia ani przygotowania zawodowego kandydata. Przy tworzeniu spółki zwykle wybiera się osoby, które znają branżę lub mają wiedzę na temat prowadzenia działalności gospodarczej. Przed założeniem spółki warto sprawdzić, czy kandydat spełnia wymagania ustawowe. Odpowiednia pomoc prawna dla przedsiębiorców pozwoli ocenić zgodność powołania z przepisami. Prawnik dla spółek może wskazać ewentualne nieprawidłowości jeszcze przed rejestracją firmy.
Kto nie może pełnić funkcji w zarządzie spółki z o.o.?
Przepisy jasno wskazują grupy, które nie mogą pełnić funkcji w zarządzie spółki. Zakaz obejmuje przede wszystkim osoby skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, mieniu oraz wiarygodności dokumentów. Obejmuje on również tych, wobec których sąd orzekł zakaz prowadzenia działalności lub pełnienia funkcji w organach spółek. Nawet jeśli wspólnicy chcieliby powołać taką osobę, wpis do rejestru spółki zostanie zakwestionowany. Warto weryfikować takie informacje dużo wcześniej, ponieważ może to prowadzić do opóźnień i konieczności zmiany składu zarządu już po rozpoczęciu działalności.
Warto dodać, że zakaz ma zwykle charakter czasowy. Okres jego obowiązywania wynika z przepisów lub treści orzeczenia sądu. Na podstawie spraw, które analizowaliśmy, można powiedzieć, że zakaz obowiązuje średnio przez około 5 lat od momentu uprawomocnienia wyroku. Nie można też powołać osoby ubezwłasnowolnionej, nawet częściowo. Warto to sprawdzić przed złożeniem wniosku do KRS, ponieważ może skutkować to wezwaniem sądu rejestrowego do poprawy dany lub całkowitym oddaleniem sprawy.
Czy wspólnik lub cudzoziemiec może wejść do zarządu spółki z o.o.?
Bardzo często zdarza się, że wspólnicy jednocześnie pełnią funkcję członka zarządu. W wielu przypadkach to właśnie oni prowadzą sprawy spółki, szczególnie gdy mówimy o mniejszych podmiotach lub na początku działalności gospodarczej.
Przepisy nie wprowadzają ograniczeń co do powołania do zarządu obcokrajowców. Mogą oni pełnić tę funkcję na takich samych zasadach jak obywatele Polski, w przeciwieństwie do zakładania spółki przez cudzoziemców, gdzie w niektórych przypadkach potrzebny jest odpowiedni status pobytowy. Duże znaczenie ma też sposób reprezentacji spółki. Jeśli jednak członek zarządu pochodzi zza granicy i nie mieszka w Polsce, może mieć problemy z podpisywaniem dokumentów i wykonywaniem czynności urzędowych. Z naszego doświadczenia wynika, że ustanowienie prokurenta w Polsce albo korzystanie z podpisów elektronicznych szybko rozwiązuje sprawę.
Należy rozróżnić samo powołanie do zarządu i późniejsze wykonywanie tej funkcji. Przepisy określają jedynie formalne warunki powołania, natomiast kwestie związane z działaniem spółki wynikają już z odrębnych regulacji i organizacji pracy zarządu. Dlatego decyzję o składzie zarządu warto podejmować świadomie, z uwzględnieniem nie tylko wymogów ustawowych, ale też realiów funkcjonowania spółki.
