Współpraca międzynarodowa w biznesie i administracji staje się coraz bardziej powszechna. Zastanawiasz się, jak sprawnie i szybko podpisywać kontrakty bez konieczności wyjazdu za granicę? Czy podpis, którego używasz, ma moc prawną i odpowiedni poziom zabezpieczeń? Sprawdzamy, czy można podpisywać umowy zdalnie i co przepisy mówią o podpisach elektronicznych.
Co to jest podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny to nowoczesny sposób na zatwierdzanie dokumentów bez użycia papieru i długopisu. Pozwala potwierdzić tożsamość osoby podpisującej i sprawia, że dokument jest prawnie wiążący. W Polsce jego działanie reguluje ustawa o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej, zgodna z unijnymi przepisami eIDAS. Dzięki niemu można szybciej i wygodniej załatwiać sprawy biznesowe oraz urzędowe.
Wiele firm używa podpisu elektronicznego do podpisywania umów o pracę, kontraktów czy wniosków składanych online. Podpis elektroniczny może być przydatny np. obcokrajowcowi, który chce zarejestrować spółkę, nie mając numeru PESEL. Ważne jest jednak, aby dopasować rodzaj podpisu do sytuacji, ponieważ nie każdy ma taką samą wartość prawną. Niektóre sprawy wymagają mocniejszego zabezpieczenia, a inne można zatwierdzić prostszą formą podpisu cyfrowego.
Jakie są rodzaje podpisu elektronicznego?
Podpisy elektroniczne dzielą się na kwalifikowane i niekwalifikowane, różniące się poziomem bezpieczeństwa oraz mocą prawną. Prawo kontraktowe najczęściej wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ponieważ jest on odpowiednikiem podpisu własnoręcznego. Przyjrzyjmy się rodzajom podpisów elektronicznych.
Podpisy kwalifikowane (odpowiednik podpisu własnoręcznego)
Kwalifikowany podpis elektroniczny to najwyższy poziom bezpieczeństwa, wymaga certyfikatu i urządzenia kryptograficznego; służy do zdalnego podpisywania umów cywilnoprawnych, dokumentów urzędowych i sądowych.
Podpisy niekwalifikowane (o ograniczonej mocy prawnej)
W zależności od rodzaju dokumentu oraz wymaganej mocy dowodowej możemy wyróżnić kilka typów podpisów elektronicznych, które różnią się zakresem zastosowania i skutecznością prawną.
- Zaawansowany podpis elektroniczny – powiązany unikalnie z osobą podpisującą, używany w umowach biznesowych i transakcjach online, ale nie zawsze uznawany w administracji publicznej.
- Podpis zwykły (prosty) – może być w postaci skanu odręcznego podpisu lub zgody wyrażonej online, jednak jego autentyczność trudniej udowodnić.
- Podpis zaufany (ePUAP) – używany w administracji publicznej, umożliwia składanie wniosków i deklaracji, ale nie nadaje się do umów cywilnoprawnych.
- Podpis osobisty (e-dowód) – wpisany w warstwę elektroniczną dowodu osobistego, służy do autoryzacji dokumentów w sektorze publicznym.
Umowy można podpisywać zdalnie, dzięki podpisowi elektronicznemu kwalifikowanemu. W przypadku mniej formalnych dokumentów często wystarczy zaawansowany podpis elektroniczny, który również zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa.
Jak działa podpis elektroniczny?
Skoncentrujmy się na działaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, gdyż ma pełną moc prawną. Każda osoba posiadająca taki podpis dostaje klucz prywatny, przechowywany na urządzeniu, takim jak token USB lub karta kryptograficzna. Gdy ktoś podpisuje dokument, system wykorzystuje ten klucz do wygenerowania zaszyfrowanego podpisu, który zostaje dołączony do pliku. Odbiorca może następnie sprawdzić autentyczność podpisu, korzystając z klucza publicznego podpisującego. Jeśli podpis się zgadza, oznacza to, że dokument pochodzi od właściwej osoby i nie był modyfikowany. Cały proces jest oparty na technologii kryptograficznej, która zabezpiecza przed fałszowaniem podpisu.
Jak uzyskać podpis elektroniczny?
Aby uzyskać podpis elektroniczny, trzeba zgłosić się do firmy, która zajmuje się wydawaniem takich certyfikatów. W Polsce jest kilka takich dostawców, np. Certum, KIR, EuroCert czy Sigillum. Pierwszym krokiem jest potwierdzenie tożsamości, co można zrobić osobiście w punkcie obsługi lub online, jeśli dany dostawca oferuje taką opcję. Po pozytywnej weryfikacji otrzymuje się certyfikat oraz klucz prywatny, który umożliwia składanie podpisów. Jeśli ktoś potrzebuje kwalifikowanego podpisu elektronicznego, konieczne będzie także zakupienie tokena USB lub karty kryptograficznej, które przechowują klucz i zapewniają bezpieczeństwo.
Koszt podpisu kwalifikowanego to około 300 zł. W przypadku kart potrzebny jest także czytnik kart kryptograficznych. Niektóre zestawy podpisu kwalifikowanego zawierają już czytnik, ale czasami trzeba go dokupić osobno. Jeśli ktoś wybierze podpis w chmurze (np. SimplySign, mSzafir), nie będzie potrzebował dodatkowego sprzętu, ponieważ podpis działa przez aplikację mobilną lub stronę internetową. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości w kwestii podpisywania kontraktów tak, aby miały moc prawną, możesz skorzystać z pomocy prawnika, który sprawdzi ich zgodność z przepisami prawa kontraktowego.
Podpis elektroniczny ułatwia nie tylko załatwianie codziennych spraw urzędowych bez wychodzenia z domu, ale przede wszystkim przyspiesza procedowanie kontraktów i umożliwia ich finalizowanie na odległość, co jest szczególnie ważne w przypadku umów międzynarodowych.
