Cudzoziemiec może podpisać umowę spółki i opłacić wniosek, a mimo to nie uzyskać wpisu do KRS. Braki formalne mogą doprowadzić do zwrotu wniosku, natomiast niespełnienie warunków rejestracji może zakończyć się odmową wpisu. Wyjaśniamy, co sąd sprawdza przed zarejestrowaniem spółki z zagranicznym wspólnikiem.
Czy status cudzoziemca może uniemożliwić rejestrację spółki?
Obywatele państw UE, EOG i Szwajcarii mogą podejmować działalność gospodarczą na takich samych zasadach jak obywatele Polski. Takie uprawnienia przysługują również niektórym obywatelom państw trzecich, między innymi osobom posiadającym status uchodźcy, zezwolenie na pobyt stały lub status rezydenta długoterminowego UE. Zakładanie spółki przez cudzoziemców, którzy nie należą do tych grup, jest możliwe między innymi w formie spółki z o.o., prostej spółki akcyjnej, spółki akcyjnej, komandytowej lub komandytowo-akcyjnej. Jeżeli cudzoziemiec wybierze spółkę jawną, mimo że jego status nie uprawnia go do prowadzenia działalności na takich zasadach, sąd może odmówić wpisu. Przed sporządzeniem umowy trzeba więc sprawdzić jego obywatelstwo, tytuł pobytowy oraz ewentualne uprawnienia wynikające z umów międzynarodowych. Cudzoziemiec może zostać wspólnikiem spółki z o.o. bez polskiego zezwolenia na pobyt. Sam wpis do KRS nie legalizuje jednak jego pobytu ani wykonywania pracy w Polsce.
Jakie braki w dokumentach cudzoziemca mogą spowodować zwrot wniosku?
Dokument potwierdzający tytuł pobytowy cudzoziemca może być potrzebny, jeżeli od jego statusu zależy możliwość prowadzenia działalności w wybranej formie albo sąd wezwie do wykazania tej okoliczności. Gdy cudzoziemiec ma zostać członkiem zarządu, do wniosku należy dołączyć informację o jego adresie do doręczeń. Jeśli adres znajduje się poza Unią Europejską, trzeba wskazać pełnomocnika do doręczeń w Polsce. Wymagana jest również zgoda na powołanie do zarządu, chyba że dana osoba podpisała wniosek, udzieliła pełnomocnictwa do jego złożenia albo wyraziła zgodę w umowie spółki lub protokole z posiedzenia organu powołującego. Jeżeli wniosek składa pełnomocnik, pełnomocnictwo musi obejmować prowadzenie postępowania rejestrowego. Sąd może wezwać do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, a brak odpowiedniej reakcji może doprowadzić do zwrotu wniosku lub odmowy wpisu, zależnie od rodzaju uchybienia.
Czy brak tłumaczenia przysięgłego lub apostille może zablokować rejestrację spółki?
Jeżeli odpis z zagranicznego rejestru jest składany jako załącznik do wniosku, sąd musi mieć możliwość zweryfikowania jego treści i pochodzenia. Dokument sporządzony w obcym języku należy co do zasady złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski wykonanym przez tłumacza przysięgłego. Przekład przygotowany samodzielnie przez wspólnika może doprowadzić do wezwania do uzupełnienia braków. Apostille nie jest wymagane dla każdego zagranicznego dokumentu. Zależy to od jego rodzaju, państwa wydania oraz umów międzynarodowych wiążących Polskę. Dokument pochodzący z kraju, który nie jest stroną konwencji haskiej, może wymagać legalizacji. Jeżeli potrzebne jest apostille lub legalizacja, najpraktyczniej uzyskać je przed zleceniem tłumaczenia, aby przekład obejmował również treść poświadczenia. W przeciwnym razie konieczne może być przygotowanie dodatkowego tłumaczenia.
Czy rozbieżności w zapisie imienia i nazwiska cudzoziemca uzasadniają odmowę rejestracji?
Rozbieżności w zapisie imienia lub nazwiska nie muszą skutkować odmową wpisu do KRS. Sąd musi jednak ustalić, że Oleksii, Oleksiy i Ołeksij to ta sama osoba. Wątpliwości pojawiają się, gdy jeden zapis widnieje w paszporcie, drugi w umowie spółki, a trzeci w pełnomocnictwie lub podpisie elektronicznym. Zgodność daty urodzenia może wtedy nie wystarczyć do potwierdzenia tożsamości cudzoziemca. W umowie spółki, wniosku i załącznikach najlepiej stosować pisownię z paszportu. Jeżeli wcześniejszy dokument zawiera inną transliterację, do wniosku można dołączyć wyjaśnienie wskazujące oba zapisy, datę urodzenia oraz numer dokumentu tożsamości. Sąd może odmówić wpisu, jeżeli mimo wezwania nadal nie będzie mógł ustalić, kogo dotyczą złożone dokumenty.
Kiedy zagraniczny podpis elektroniczny nie wystarczy do rejestracji spółki?
Nie każdy sposób elektronicznego zatwierdzania dokumentów używany za granicą pozwala skutecznie złożyć wniosek do KRS. Skan dokumentu z odręcznym podpisem nie zastępuje podpisu wymaganego w systemie S24 ani w Portalu Rejestrów Sądowych. Podpis zaawansowany również może być niewystarczający, jeżeli dana czynność wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Kwalifikowany podpis wydany przez dostawcę działającego w państwie UE jest uznawany w pozostałych państwach członkowskich. Podpis wydany poza UE nie uzyskuje natomiast automatycznie statusu podpisu kwalifikowanego w Polsce wyłącznie na podstawie przepisów państwa jego wystawienia. Trzeba sprawdzić, czy istnieje podstawa jego uznania oraz czy może zostać zweryfikowany w systemie używanym do złożenia dokumentów. Brak prawidłowej walidacji może uniemożliwić wysłanie dokumentu albo doprowadzić do wezwania do usunięcia braków.
Sąd rejestrowy bada cały wniosek wraz z załącznikami, dlatego błąd dotyczący statusu cudzoziemca, jego tożsamości lub zagranicznych dokumentów może przeszkodzić we wpisie spółki do KRS. Komplet najlepiej sprawdzić przed podpisaniem umowy, ponieważ późniejsza poprawka może znacznie przedłużyć rozpoczęcie działalności w Polsce. Prawnik zajmujący się rejestracją spółek powinien sprawdzić dokumentację i wskazać, co należy uzupełnić przed wysłaniem wniosku do KRS.
