Założenie spółki w Polsce wiąże się z wyborem formy prawnej, sposobu reprezentacji oraz osób odpowiedzialnych za decyzje biznesowe. Gdy w przedsięwzięciu uczestniczy inwestor zagraniczny, na pierwszy plan wysuwają się kwestie rejestrowe, podatkowe, imigracyjne oraz elektroniczny obieg dokumentów. Jak działać, aby uniknąć opóźnień w KRS i problemów w kontaktach z urzędami? Sprawdzamy to!
Na jakich zasadach cudzoziemiec może pełnić funkcję członka zarządu w polskiej spółce?
Polskie przepisy co do zasady traktują obywatela innego państwa tak samo, jak obywatela RP w zakresie powołania do zarządu spółki kapitałowej. Oznacza to, że obcokrajowiec może zostać prezesem lub innym członkiem organu zarządzającego, jeżeli spełnia wymogi przewidziane w Kodeksie spółek handlowych. Kandydat musi mieć pełną zdolność do czynności prawnych oraz nie może być objęty zakazem pełnienia funkcji wynikającym z określonych przestępstw gospodarczych czy przeciwko wiarygodności dokumentów. Samo obywatelstwo nie ogranicza możliwości objęcia stanowiska. Podczas prowadzenia spraw przedsiębiorstwa duże znaczenie mają jednak kwestie organizacyjne. Osoby spoza Polski zwykle uzyskują numer PESEL i podpis kwalifikowany, ponieważ ułatwia to składanie dokumentów do KRS, podpisywanie sprawozdań finansowych oraz obsługę procedur elektronicznych. Dzięki temu zarząd może sprawniej realizować obowiązki korporacyjne.
Czy cudzoziemiec musi uzyskać zezwolenie na pobyt przy pełnieniu funkcji w spółce?
Samo powołanie do zarządu nie oznacza automatycznie obowiązku uzyskania zezwolenia na pobyt. Dużo zależy od kraju pochodzenia danej osoby, długości pobytu w Polsce oraz sposobu wykonywania obowiązków. Jeżeli członek zarządu mieszka za granicą i wykonuje swoje zadania zdalnie, samo objęcie funkcji nie wymaga uzyskania karty pobytu. Inaczej wygląda sytuacja, gdy planuje dłuższy pobyt związany z rozpoczęciem działalności w Polsce. Wówczas pojawia się konieczność zalegalizowania pobytu, a w określonych przypadkach również uzyskania odpowiedniego zezwolenia na pracę lub zezwolenia pobytowego. Przepisy przewidują także wyjątki dla osób pełniących funkcję przez ograniczony okres. Z tego powodu przed powołaniem warto przeanalizować status imigracyjny konkretnej osoby oraz model współpracy ze spółką.
Jakie obowiązki spoczywają na spółce przy powołaniu cudzoziemca do zarządu?
Po podjęciu uchwały o powołaniu przedsiębiorstwo musi zgłosić zmianę do Krajowego Rejestru Sądowego. W dokumentacji podaje się dane nowego członka zarządu oraz jego adres do doręczeń. Jeżeli sytuacja wymaga uzyskania zezwolenia na pracę lub pobyt, podmiot gospodarczy przygotowuje również dokumenty potrzebne do postępowania administracyjnego. Należy zadbać o prawidłową identyfikację osoby reprezentującej firmę, ponieważ późniejsze składanie sprawozdań finansowych, wniosków rejestrowych czy innych dokumentów elektronicznych wymaga odpowiednich narzędzi identyfikacyjnych. W przypadku zakładania spółki przez cudzoziemców pominięcie tych formalności może wydłużyć obsługę spraw korporacyjnych i kontakt z urzędami.
Dlaczego cudzoziemcy najczęściej wybierają spółkę z o.o.?
Podczas wejścia na polski rynek inwestorzy zagraniczni bardzo często decydują się na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Taka forma prowadzenia biznesu oddziela majątek prywatny wspólników od majątku przedsiębiorstwa i pozwala prowadzić działalność w przejrzystej strukturze organizacyjnej. Dużym atutem pozostaje także możliwość powołania zagranicznego zarządu oraz relatywnie szybkie przeprowadzenie procedury rejestracyjnej. Spółka z o.o. w Polsce dobrze sprawdza się zarówno przy niewielkich przedsięwzięciach usługowych, jak i przy projektach realizowanych przez grupy kapitałowe. Z perspektywy inwestora zagranicznego ułatwia pozyskiwanie kontrahentów, porządkuje kwestie własnościowe i pozwala rozwijać działalność w ramach rozpoznawalnej konstrukcji prawnej. Właśnie dlatego zakładanie spółki przez cudzoziemców najczęściej dotyczy właśnie tej formy organizacyjnej.
Obcokrajowiec może zostać członkiem zarządu w polskiej spółce, jeżeli ma pełną zdolność do czynności prawnych i nie dotyczy go ustawowy zakaz pełnienia funkcji w organach spółek. Nasza kancelaria pomaga przejść przez te formalności, przygotować dokumenty rejestrowe i dobrać rozwiązanie odpowiednie do sytuacji cudzoziemca oraz planowanej działalności w Polsce.
